رویدادهای شرکتی و فناوری امروزه بسیار متفاوت از چند سال پیش به نظر میرسند. آنچه قبلاً گردهماییهای حضوری نسبتاً ساده بودند، به تجربیات کامل و چندکاناله تبدیل شدهاند.
اکنون اتفاقات زیادی در حال وقوع است. شما در حال مدیریت ثبت نامها، اجرای کمپینهای بازاریابی، مدیریت تعامل زنده، پیگیری دادهها و پیگیری پس از رویداد هستید. کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد.
اینجاست که راهکارهای مدیریت رویداد وارد میشوند.
یک راهکار خوب میتواند زندگی شما را بسیار آسانتر کند. به شما کمک میکند کارهای تکراری را خودکار کنید، تجربه بهتری برای شرکتکنندگان ایجاد کنید و واقعاً بفهمید چه چیزی کارساز است. اما اگر ابزار اشتباهی را انتخاب کنید، با تعامل پایین، فرصتهای از دست رفته و تلاش دستی بسیار بیشتر از آنچه برنامهریزی کردهاید مواجه خواهید شد.
و صادقانه بگویم، انتخاب آسان نیست. صدها پلتفرم وجود دارند که همگی ادعا میکنند بهتر از بقیه عمل میکنند.
پس چگونه متوجه شوید کدام یک برای رویداد شما مناسب است؟
در این راهنما، آن را به زبان ساده توضیح خواهیم داد. پوشش خواهیم داد که به دنبال چه چیزی باشید، کدام ویژگیها واقعاً اهمیت دارند و چگونه پلتفرمی را انتخاب کنید که با اهداف شما مطابقت داشته باشد بدون اینکه کارها را پیچیده کنید.
چرا پلتفرمهای رویداد بیش از پیش اهمیت دارند
اگر هنوز رویدادها را به عنوان فعالیتهای یکبار مصرف میدانید، وقت آن است که دوباره فکر کنید.
امروزه، رویدادها بخش اصلی نحوه ایجاد سرنخ، ایجاد روابط و رشد شرکتها هستند. به ویژه در فضاهای فناوری و شرکتی. و انتظارات اکنون بسیار بالاتر است.
افراد دیگر فقط حاضر نمیشوند. آنها انتظار ثبت نام روان، ارتباطات شخصیسازی شده، جلسات تعاملی و فرصتهای واقعی برای ارتباط دارند. اگر هر بخشی از آن ناهموار به نظر برسد، به سرعت رها میکنند.
در بخش پشتیبان، امور به همان اندازه تغییر کردهاند.
اکنون از تیمهای رویداد انتظار میرود:
- رفتار شرکتکنندگان را پیگیری کنند
- تعامل را در زمان واقعی اندازهگیری کنند
- نرخ بازگشت سرمایه را به ذینفعان ثابت کنند
- دادههای رویداد را با ابزارهای بازاریابی و فروش یکپارچه کنند
تلاش برای مدیریت همه اینها به صورت دستی (یا از طریق ابزارهای غیرمرتبط) دیگر کارساز نیست.
به همین دلیل است که استفاده از بهترین پلتفرم مدیریت رویداد ضروری شده است. آنها همه چیز را در یک مکان گرد هم میآورند - از ثبت نامها و ایمیلها گرفته تا تعامل و تجزیه و تحلیل - بنابراین شما دائماً بین ابزارها جابجا نمیشوید یا به دنبال دادهها نیستید.
مهمتر از آن، آنها به شما کمک میکنند رویدادهای بهتری برگزار کنید.
به جای حدس زدن اینکه چه چیزی کار کرده است، دادههای واقعی دریافت میکنید. به جای تجربیات عمومی، میتوانید تعاملات را شخصیسازی کنید. و به جای تلاش بعد از رویداد، از قبل بینشهایی آماده برای اقدام دارید.
به طور خلاصه، پلتفرم مناسب فقط به شما کمک نمیکند رویدادها را اجرا کنید؛ به شما کمک میکند رویدادهای بهتری برگزار کنید.
ابتدا اهداف رویداد خود را تعریف کنید
قبل از اینکه حتی شروع به مقایسه پلتفرمها کنید، یک قدم به عقب بردارید.
واقعاً میخواهید با رویداد خود به چه چیزی دست یابید؟
واضح به نظر میرسد، اما اینجاست که بیشتر افراد اشتباه میکنند. آنها مستقیماً به سراغ ویژگیها و دموها میروند بدون اینکه در مورد اهداف خود شفاف باشند. و این معمولاً منجر به انتخاب ابزاری میشود که خوب به نظر میرسد. اما واقعاً مناسب نیست.
با اصول اولیه شروع کنید.
آیا هدف شما ایجاد سرنخ است؟ ایجاد آگاهی از برند؟ برگزاری رویداد داخلی شرکت؟ راهاندازی محصول؟ هر یک از اینها نیاز به تنظیمات بسیار متفاوتی دارد.
به عنوان مثال:
- اگر هدف شما ایجاد سرنخ است، به جریانهای ثبت نام قوی، یکپارچهسازی CRM و تجزیه و تحلیل دقیق نیاز خواهید داشت.
- اگر آگاهی از برند است، آنگاه ابزارهای تعامل، ارائه محتوا و دسترسی اهمیت بیشتری دارند.
- اگر یک رویداد داخلی است، سهولت استفاده و ویژگیهای همکاری باید اولویت شما باشند.
سپس، در مورد فرمت رویداد خود فکر کنید.
آیا:
- کاملاً مجازی است
- ترکیبی است
- حضوری با تجربیات فناوریمحور است
نه همه پلتفرمها همه فرمتها را به یک اندازه خوب مدیریت میکنند. برخی به طور خاص برای رویدادهای مجازی ساخته شدهاند، در حالی که برخی دیگر در مدیریت کنفرانسهای بزرگ حضوری درخشش دارند.
سپس مخاطبان خود را در نظر بگیرید. آیا هدف شما:
- تصمیمگیرندگان سازمانی
- توسعهدهندگان یا کاربران فنی
- مخاطبان تجاری عمومی هستند
مخاطبان مختلف انتظارات متفاوتی دارند. یک رویداد متمرکز بر توسعهدهنده، به عنوان مثال، ممکن است به شخصیسازی عمیقتر، یکپارچهسازیها یا ویژگیهای شبکهسازی نیاز داشته باشد.
اگر میخواهید آن را ساده نگه دارید، از خود بپرسید:
- موفقیت برای این رویداد چگونه به نظر میرسد؟
- در پایان به چه دادهای نیاز دارم؟
- میخواهم شرکتکنندگان چه نوع تجربهای داشته باشند؟
هنگامی که پاسخهای واضح دارید، انتخاب پلتفرم بسیار آسانتر میشود. دیگر به دنبال ویژگیها نیستید؛ در حال تطبیق ابزارها با اهداف خود هستید.
ویژگیهای کلیدی که باید در یک پلتفرم مدیریت رویداد به دنبال آن باشید
هنگامی که اهداف شما واضح شد، گام بعدی درک این است که کدام ویژگیها واقعاً اهمیت دارند.
اینجاست که امور میتوانند خستهکننده شوند. بیشتر پلتفرمها با لیستهای طولانی ویژگی بارگذاری میشوند و به راحتی میتوان با چیزهایی که ممکن است هرگز استفاده نکنید حواسپرتی ایجاد کرد.
به جای تلاش برای ارزیابی همه چیز، روی ویژگیهایی تمرکز کنید که مستقیماً از اهداف شما پشتیبانی میکنند.
در اینجا مواردی هستند که معمولاً بیشترین تفاوت را ایجاد میکنند:
1. ثبت نام و بلیطفروشی
این اولین تعامل شما با شرکتکنندگان است، بنابراین باید روان باشد. به دنبال پلتفرمهایی باشید که ارائه میدهند:
- فرمهای ثبت نام قابل سفارشیسازی
- پردازش پرداخت آسان (در صورت وجود)
- تأییدیهها و یادآوریهای خودکار
تجربه ثبت نام ناهموار یکی از سریعترین راهها برای از دست دادن شرکتکنندگان بالقوه است.
2. ابزارهای ارتباطات و بازاریابی
رویداد شما در روز رویداد شروع نمیشود. از لحظهای که شروع به تبلیغ آن میکنید شروع میشود. یک پلتفرم خوب باید به شما کمک کند:
- کمپینهای ایمیل هدفمند ارسال کنید
- مخاطبان خود را تقسیمبندی کنید
- پیگیریها را خودکار کنید
امتیاز اضافی اگر با ابزارهای بازاریابی موجود شما یکپارچه شود.
3. ویژگیهای تعامل
این همان چیزی است که مخاطبان منفعل را به مخاطبان فعال تبدیل میکند. بسته به نوع رویداد خود، به دنبال موارد زیر باشید:
- نظرسنجیهای زنده و پرسش و پاسخ
- ابزارهای گفتگو و شبکهسازی
- بازخورد جلسات و نظرسنجیها
برای رویدادهای فناوری به ویژه، تعامل اغلب تفاوت بین یک رویداد فراموششدنی و یک رویداد ارزشمند است.
4. تجزیه و تحلیل و گزارشدهی
اگر نتوانید آن را اندازهگیری کنید، نمیتوانید آن را بهبود بخشید. مطمئن شوید که پلتفرم به شما میدهد:
- دادههای حضور در زمان واقعی
- معیارهای تعامل
- گزارشهای پس از رویداد
این برای اثبات نرخ بازگشت سرمایه و برنامهریزی رویدادهای آینده حیاتی است.
5. یکپارچهسازیها
پلتفرم رویداد شما نباید به صورت مجزا وجود داشته باشد. به دنبال یکپارچهسازی با موارد زیر باشید:
- سیستمهای CRM
- ابزارهای اتوماسیون بازاریابی
- پلتفرمهای وبینار یا استریم
هدف این است که از انتقالهای دستی دادهها جلوگیری کرده و همه چیز را متصل نگه دارید.
6. تجربه ی کاربر (برای شما و شرکتکنندگان شما)
این مورد اغلب نادیده گرفته میشود. یک پلتفرم ممکن است ویژگیهای عالی داشته باشد، اما اگر استفاده از آن سخت باشد، شما را کند میکند.
از خود بپرسید:
- آیا اینترفیس شهودی است؟
- آیا تیم من میتواند این را به سرعت یاد بگیرد؟
- آیا شرکتکنندگان پیمایش آن را آسان مییابند؟
یک پلتفرم ساده و قابل اعتماد اغلب بهتر از یک پلتفرم قدرتمند اما پیچیده است.
اشتباهات رایجی که باید از آن اجتناب کنید
حتی با چکلیست مناسب، انتخاب اشتباه آسان است. در اینجا چند دام وجود دارد که باید مراقب آنها باشید:
- انتخاب بر اساس ویژگیها به تنهایی: ویژگیهای بیشتر همیشه به معنای نتایج بهتر نیست. اگر نیمی از ویژگیها استفاده نشده باقی بمانند، فقط برای پیچیدگی پرداخت میکنید.
- نادیده گرفتن مقیاسپذیری: فراتر از رویداد فعلی خود فکر کنید. آیا این پلتفرم هنوز کار خواهد کرد اگر رویدادهای شما در اندازه یا تکرار رشد کنند؟
- نادیده گرفتن پشتیبانی و قابلیت اطمینان: وقتی چیزی در طول یک رویداد زنده خراب میشود، پشتیبانی بسیار اهمیت دارد. مطمئن شوید که پلتفرم پشتیبانی مشتری قابل اعتمادی ارائه میدهد.
- آزمایش نکردن قبل از تعهد: همیشه در صورت امکان یک دمو یا رویداد آزمایشی را امتحان کنید. آنچه در یک ارائه فروش خوب به نظر میرسد همیشه به استفاده واقعی ترجمه نمیشود.
چگونه واقعاً تصمیم نهایی را بگیرید
در نقطهای، احتمالاً یک لیست کوتاه از 2-3 پلتفرم خواهید داشت که همگی گزینههای خوبی به نظر میرسند. اینجاست که باید عملی شوید.
با نقشهبرداری هر پلتفرم به اهداف خود شروع کنید:
- کدام یک بهترین پشتیبانی را از هدف اصلی شما میکند؟
- کدام یک به طور طبیعیتر با فرمت رویداد شما مطابقت دارد؟
- کدام یک را تیم شما واقعاً به طور مؤثر استفاده خواهد کرد؟
در صورت امکان، تیم خود را در تصمیم درگیر کنید. افرادی که رویداد را روز به روز اجرا میکنند باید با ابزار احساس راحتی کنند.
همچنین میتوانید یک جدول مقایسه ساده با ویژگیهای ضروری خود ایجاد کنید و ببینید هر پلتفرم چگونه عمل میکند.
و اگر هنوز مطمئن نیستید، با کسی که احساس میکنید پیادهسازی و مدیریت آن آسانتر است پیش بروید. اجرا بیشتر از پتانسیل اهمیت دارد.
جمعبندی
انتخاب یک پلتفرم مدیریت رویداد در مورد یافتن "بهترین" ابزار به طور کلی نیست. در مورد یافتن ابزار مناسب برای رویداد خاص شما، تیم شما و اهداف شما است.
وقتی با وضوح در مورد آنچه میخواهید به دست آورید و آنچه شرکتکنندگان شما نیاز دارند شروع کنید، تصمیم بسیار سادهتر میشود.
روی آنچه واقعاً اهمیت دارد تمرکز کنید، از پیچیدگی غیرضروری اجتناب کنید و قابلیت استفاده را بر ویژگیهای چشمگیر اولویت دهید. زیرا در پایان روز، پلتفرم فقط یک ابزار است. آنچه واقعاً یک رویداد را موفق میکند این است که چقدر خوب از آن استفاده میکنید.
